DocuMatic - digitale Archivierung, DMS und Workflow
DocuMatic ist eine auf DocuWare basierende Lösung für elektronische Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow, mit der Sie all Ihre Dateien, Dokumente, E-Mails und Informationen revisionssicher archivieren und zentral verwalten.
Egal ob Barcodeerkennung, Nachverschlagwortung via Datenbankabgleich, Workflow oder Recherche aus Fremdanwendungen - DocuMatic bietet Ihnen diese sinnvollen Grundfunktionalitäten bereits im Standardlieferumfang, ab dem ersten Archivbenutzer!
Hier finden Sie Praxisbeispiele für elektronische Archivierung.
Was kann DocuMatic?
DocuMatic-Archiv und -Dokumentenmanagement
- bietet im Standard einen professionellen Archiv-Server mit Windows- und Web-
Clients auf Basis DocuWare, plus DocuMatic-Zusatztools für Barcodeerkennung, Nachverschlagwortung, Workflow und Recherche aus Fremdanwendungen. - druckt Dokumente vollautomatisch während/nach dem Druckvorgang ins Archiv.
- scannt Dokumente via Barcodeerkennung oder auf Wunsch mittels automati-
scher Belegerkennung und -lesung (=optional). - importiert Dokumente und E-Mails.
- extrahiert Druck-, Scan- und Importdaten für die Verschlagwortung.
- archiviert revisionssicher alle gedruckten, gescannten und importierten Daten.
- speichert und verwaltet beliebige Office- und Windows-Dateien.
- indiziert Dokumente via Datenbankabgleich mit externen Datenquellen.
- findet blitzschnell über frei definierbare, benutzerabhängige Suchmasken die abgelegten Dokumente und Dateien wieder.
- sucht auf Knopfdruck direkt aus nahezu beliebigen Windows-Anwendungen.
- unterstützt performante Volltextsuche.
- zeigt eine schnelle Vorschau auf Dokumente und Dateien im DocuWare-Viewer.
- öffnet Dokumente im Viewer oder in der zugehörigen Fremdanwendung.
- erlaubt das Anbringen von Notizen, Anmerkungen und digitaler Stempel auf ein-/ausblendbaren Folien, die auf den Dokumenten liegen.
- druckt, faxt, mailt gefundene Dokumente auf Knopfdruck.
- protokolliert alle Dokumentzugriffe.
- startet Workflows für automatische Dokumentverteilung.
- zeigt fällige Aufgabenlisten und Dokumente.
- regelt und überwacht Zugriffsrechte.
Es gibt noch viele weitere DocuMatic-Funktionen und -Erweiterungen.
Nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf, wenn eine von Ihnen gewünschte Funktion hier nicht aufgeführt ist. Die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass DocuMatic Ihre Anfor-derungen erfüllen kann.
Unterstützt DocuMatic Ihre Softwarelandschaft?
Docuware und DocuMatic Archiv und Dokumentenmanagement wurden bereits an mehr als 100 verschiedene ERP-System und Business-Applikationen angebunden.
Zertifizierte Schnittstellen gibt es u. a. für
- SAP R/3
- Microsoft Navision Dynamics / AX
- Sage KHK
- Microsoft Sharepoint
- Lotus Notes
Folgende Software läuft ebenfalls schon an DocuWare Archivierung:
abas, ADDISON, AGFA KIS, amadeus, anydoc, ascara, bäurer, BauSU, BIB, brz, CAS, cobra, DATAC, DATEV, Diamant, evendo, EXEC, Ferrari, FibuNet, GDI, gotomaxx, infor, iquadrat, kofax, komalog, lexware, lotus notes, mesonic, orthosoft, Exchange, Office, Nemetchek, NetSoft, Oracle, ORGASOFT, pDS, topfact, PROALPHA, PROSOFT, Schleupen, infra:NET, SoftM, sykasoft, update u. v. a.
Die vollständige Liste finden Sie >> hier.
Sollten Ihre Anwendungen oder ERP-System hier nicht genannt sein, so fragen Sie bitte per Kontaktformular (siehe unten), oder telefonisch unter +49 (9606) 9201-17 an.
Die spezielle und offene Architektur von DocuMatic erlaubt es, fremde Applikationen schnell und einfach für Archivierung und Recherche anzubinden. Wir können diesbe-
züglich auf mehr als 10 Jahre Erfahrung verweisen.
Wie aufwendig ist die Installation und Administration von DocuMatic?
DocuMatic nutzt die sehr komfortable und einfach zu bedienende Administrationsober-
fläche von DocuWare. Über diese sind i. d. R. mehr als 80% der notwendigen Konfigu-
rationen via Mausklick möglich.
Die DocuMatic-Zusatztools werden separat konfiguriert. Über Programmierschnittstellen (.net, web), sind zudem individuelle Entwicklungen zu DocuWare / DocuMatic möglich.
Für die Installation und Konfiguration von DocuWare mit DocuMatic-Tools können Sie in etwa mit folgenden Aufwendungen rechnen:
- Archivierung für kleine Unternehmen und Abteilungen (< 10 User)
0.5-1 Mann-Tage Consulting, 1-3 Mann-Tage Installation, Konfiguration, Schulung. - Archivierung für kleine Mittelständler (<50 User)
1-2 MT Consulting, 4-7 Mann-Tage Installation, Konfiguration, Schulung. - Archivierung für größere Unternehmen (bis 200 User)
5 MT Consulting, 10-X Mann-Tage Installation, Konfiguration, Schulung.
Je genauer im Vorfeld die Konfiguration der Archive mit Rechten, Archivjobs etc. definiert wurde, desto schneller geht die Installation und Konfiguration von statten..
Alle Aufwandsangaben beruhen auf Erfahrungswerten und können im Einzelfall und in Abhängigkeit Ihrer Anforderung stark variieren.
Fragen Sie bitte deshalb im Bedarfsfall konkret nach: +49 (9606) 9201-17.
Wie arbeiten Sie mit DocuMatic? Wie administrieren Sie DocuMatic?
DocuMatic-Anwender
- suchen wahlweise über den DocuWare Windows- oder Web-Client,
oder direkt aus Ihrem ERP-System in den DocuMatic-Archiven. - versehen archivierte Dokumente mit digitalen Stempel und Notizen.
- archivieren Dokumente per Druck oder Scan ins Archiv.
- legen E-Mails und Dateien per autom. Import oder Drag & Drop im Archiv ab.
- bekommen zu bearbeitende Dokumente in Ihrem Workflow-Client angezeigt.
- Öffnen und bearbeiten Office- und Windows-Dateien direkt aus dem Archiv heraus und erzeugen ggf. neue Versionen.
DocuMatic-Administratoren
- definieren über die zentrale DocuWare-Administrationsoberfläche Archive, Briefkörbe, Stempel, Benutzer, Rechte und verschiedene Archivjobs.
- konfigurieren über die DocuMatic-Tools die Barcodeerkennung, Workflow-Schritte, Aufgabenlisten, Index- und Importjobs, sowie Recherchen aus fremden ERP-Systemen bzw. Windows-Anwendugen.
- Überwachen die ordnungsgemäße Archivierung aller Dokumente und Dateien.
Über die mitgelieferten DocuMatic-Tools lassen sich viele Arbeiten der DocuMatic-Anwender automatisieren, so dass ein manuelles Eingreifen oft unnötig wird.
Wie profitieren Sie und Ihr Unternehmen von DocuMatic?
Mit DocuMatic Archiv und Dokumentenmanagement
- finden Sie Ihre gesuchten Dokumente binnen Sekunden.
- archivieren Sie Ihre Ablage weitgehend vollautomatisch.
- sparen Sie mind. 30 Minuten Arbeitszeit pro Tag und Mitarbeiter.
- reduzieren Sie Ihren Platzbedarf - auf 1 GB Speicher passen 50 Aktenordner.
- erhalten Sie Listen überfällige und zu bearbeitende Dokumente.
- halten Sie Ihre Skontofristen immer ein.
- motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und machen Zeit frei.
- arbeiten Sie einfacher, schneller und transparenter.
DocuMatic amortisiert sich in der Regel binnen 9 Monaten!
NEU!!! Alle Dokumente mit einem Mausklick - direkt aus Ihren Programmen!
Mit DocuWare Smart Connect verbinden Sie beliebige Programme mit dem DocuWare-Dokumentenpool ohne Programmieraufwand. Auf Knopfdruck rufen Sie zu einem Datensatz Ihrer Fibu, ERP, CRM die zugeh?rigen, im Dokumentenpool archivierten Dokumente auf.
Wie Sie das selbst bei sich konfigurieren, zeigen wir Ihnen hier:
Seiteninhalt / Zusammenfassung: DocuWare/DocuMatic Archivierung, DMS, Workflow
Diese Seite zeigt Ihnen, wie Ihr Unternehmen von elektronischer Archivierung, Dokumenten-
management und Workflow auf Basis von DocuMatic profitiert.
DocuMatic Kurzbeschreibung:
DocuMatic Archiv erfüllt die Wünsche der Anwender nach einer soliden, leistungsfähigen, vollständigen, flexiblen und günstigen Archivlösung.
Grundsätzliche Funktionen:
- Dokumente erfassen per Scan, Druck, Import, Drag & Drop.
- Dokumente revisionssicher archivieren (ebenso Dateien und E-Mails).
- Dokumente blitzschnell finden.
- Dokumente anzeigen per DocuWare-Viewer (über 100 Formate!)
- Dokumente bearbeiten, markieren, kommentieren, stempeln.
- Dokumente organisieren per Briefkörbe, Workflows und Aufgabenlisten.
- Dokumente faxen und mailen, direkt aus dem Archiv heraus.
- Barcodeerkennung bei gescannten Dokumenten.
- Nachverschlagwortung mit Indizierung via Datenbankabgleich.
- Workflows, einfach und regelbasiert.
- Recherche aus Fremdanwendungen per Knopfdruck.
Nutzen / Vorteile / Alleinstellungsmerkmale:
- All-In-One-Archiv-Lösung, die bereits alle wichtigen Archivmodule enthält.
- günstiges und einfaches Lizenz-/Preis-Modell.
- Windows- und Web-Clients frei wählbar.
- konkurrierende und benannte Lizenzen frei wählbar.
- schnelle und einfache Konfiguration.
- kaum Schulungsaufwand für Anwender (nur 1-2 Stunden)
- außergewöhnlich gutes Preis-/Leistungs-Verhältnis, vor allem für
Unternehmen, die weniger als 50 Arbeitsplatz-Lizenzen benötigen. - Geringe Installations-, Konfigurations- und Administrationskosten.
- schnelle Amortisation (meist < 12 Monate).
- Testinstallation möglich. Software für vier Wochen zum Test kostenlos.
Die Dienstleistung, meist 1-2 Mann-Tage, wird verrechnet.
Zielgruppen:
DocuMatic ist durch die verfügbaren Versionen (Entry, Professional, Enterprise) eine professionelle Lösung für Unternehmen jeglicher Größe, aus den Bereichen
- Industrie-, Handels- und Dienstleistungsunternehmen.
- Speditionen und Logistikunternehmen.
- Ämter, Behörden, Kommunen, Stadtwerke.
- Anwender von SAP, Navision, Baan und anderen ERP-Systemen.
- Alle Unternehmen, die ihre Dokumentablage und -verwaltung optimieren und dabei Kosten senken wollen.
Weitere Informationen zu DocuWare / DocuMatic, Preislisten, oder Ihr individuelles DocuWare-/DocuMatic-Angebot erhalten Sie auf Anfrage unter +49 (9606) 9201-17 oder mit dem Kontaktformular auf dieser Seite.
Alle erwähnten Produkte und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Eigentümer.
Video: Archivierung und DMS
DocuMatic / DocuWare Zusatzmodule
Smart Connect für Archivrecherche per Mausklick, direkt aus ERP, Fibu, Lohn ...
Task Manager für Web-Workflows, Aufgabenlisten, E-Mail-Benachrichtigung
Prozess?bersicht DocuMatic-Archiv
DocuMatic eignet sich für
alle Unternehmen mit
- hohem Papier-, Dokument und Dateiaufkommen,
- verteilten Papier- und Datenarchiven,
- unwirtschaftlich langen Suchzeiten,
- Sicherheitsrisiken im Papierarchiv.