Elektronische Archivierung - digitale Akten verwalten
Aktuelle Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen es Ihnen,
- selbst erstellte (gedruckte) Dokumente vollautomatisch zu archivieren.
- Papierbelege via Scan zu erkennen und weitgehend automatisch abzulegen.
- (lebende) Office- und Windowsdateien zu verwalten und zu versionieren.
- all diese Informationen zentral zu speichern bzw. revisionssicher zu archivieren.
- in Abhängigkeit der Rechte Informationen online/offline zur Verfügung zu stellen.
- Informationen papierlos via digitaler Workflows durch Ihr Unternehmen zu leiten.
- rechtliche Vorgaben für archivierungspflichtige Dokumente einzuhalten.
Letztendlich geht es bei Archivierung und DMS also vor allem um Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe von Dokumenten und Informationen.
Dokumentenmanagement wird deshalb oft in einem Satz mit Enterprise Content Management (ECM), Records Management, Workflow und auch Output Management genannt.
Ein günstiges und administrationsarmes Archiv- und DM-System ist DocuMatic.
Praxisbeispiele für digitale Archivierung und Dokumentenmanagement:
Vollautomatische Archivierung selbst erstellter, gedruckter Dokumente
Ihre Aufgabenstellung:
Die Ablage von selbst erzeugten Dokumenten aus Ihren ERP- und Softwaresystemen soll automatisiert und gleichzeitig die Kosten für Papier, Register, Ordner, Regale und die händische Ablage gesenkt werden.
Die Lösung:
Alle Dokumente werden über einen speziellen Archiv-Druckertreiber oder ein Output-Management-System auf einem Drucker in Papierform ausgegeben. Die revisionssichere Archivierung erfolgt gleichzeitig oder zeitversetzt, zusammen mit den extrahierten Such-
begriffen, als TIFF- oder PDF-Datei.
Ihr Nutzen:
- Der Aufwand für die manuelle Ablage entfällt komplett.
- Auf Durchschreibepapier bzw. den Druck von Kopien kann verzichtet werden.
- Geringere Kosten bei Druck, Papier, Register, Ordner, Regalen und Platzbedarf.
Archivierung von Papierbelegen mittels Dokumentenscanner und Barcodelesung
Ihre Aufgabenstellung:
Selbst erzeugte Belege aus ERP, PPS oder anderen Businessanwendungen, die in Papierform handschriftlich ergänzt oder unterschrieben wurden, wie z. B. Lieferscheine, Komissionierscheine, Prüfzeugnisse, Laufzettel etc., sollen gescannt und vollautomatisch dem zugehörigen Auftrag / Vorgang zugeordnet werden.
Die Lösung:
Das Layout der selbst erstellten Belege wird so geändert, dass die Beleg-, Projekt- oder Auftragsnummer zusätzlich als Barcode mit angedruckt wird. Dies kann normal über die in Businessanwendungen integrierten Reportgeneratoren, oder über externe Output-Management-Systeme problemlos realisiert werden.
Die mit Barcode versehenen und später handschriftlich ergänzten Belege können dann weitgehend automatisch im Stapel gescannt werden. Der Barcode ist dabei gleichzeitig Trennkennzeichen (neuer Beleg), wie auch Index zum Lesen der zugehörigen Indexdaten aus den ERP- und Business-Datenbanken.
Ihr Nutzen:
- weitgehend automatische und schnelle Archivierung von Papierbelegen.
- Automatische Zuordnung zum archivierten Auftrag, Projekt, Kunden etc.
- die meisten Papierbelege können nach dem Scannen entsorgt werden.
Archivierung von digital unterschriebenen Dokumenten
Ihre Aufgabenstellung:
Sie sind es leid, Ihre Belege (Mietverträge, Lieferscheine etc.) zuerst zu drucken, um Sie dann in Papierform vom Kunden unterschreiben zu lassen und dann wieder scannen zu müssen. Um Papier und den Aufwand zu vermeiden, sollen deshalb die Kunden zukünftig direkt auf digitalen Dokumenten (PDF/TIFF) am Bildschirm unterschreiben.
Die Lösung:
Diese Anforderung kann von Archiv-Systemen erfällt werden, die Tablett-PC's oder sogenannte Unterschriftenpads unterstützen. In beiden Fällen wird der zu unterschreibende Beleg am Bildschirm dargestellt, per Stift auf Unterschriftenpad oder gleich auf Tablett-PC unterzeichnet und archiviert. Der Unterzeichner erhält eine gedruckte Kopie, während sich das Original bereits fertig verschlagwortet im Archiv befindet.
Ihr Nutzen:
- Weniger Aufwand mit Papierverarbeitung durch Wegfallen des Scannens.
- Sofortiger Zugriff auf die archivierten Belege und start von Workflows möglich.
- Modernes Auftreten gegenüber dem Kunden.
Zusammenfassung: Lösungsansätze für elektronische Archivierung
Auf dieser Seite beantworten wir in Kurzform häufige Fragen zum Thema Archivierung:
- Wie funktioniert elektronische Archivierung?
- Wie kann ich zu druckende Dokumente automatisch archivieren?
- Wie kann ich Fremdbelege scannen und automatisch Vorgängen zuordnen?
- Wie kann ich Dokumente digital unterschreiben und archivieren?
Natürlich gibt es viel mehr Wissenswertes zu Archiv-Systemen.
So werden Archivsysteme immer dann eingesetzt, wenn die Papierflut im Unternehmen Überhand nimmt - weniger Aufwand, mehr Transparenz und effizienteres Arbeiten gefordert ist.
Ebenso sind die Vorteile eines digitalen Archivs noch viel breiter gefächert:
- Alle Dokumente und Informationen sind direkt am PC-Arbeitsplatz greifbar.
- über hierarchische, Index- oder Volltext-Suche finden Sie blitzschnell einzelne Dokumente, Belege, E-Mails oder auch ganze Vorgänge.
- Informationen lassen sich zu beliebigen Aktenmappen zusammen führen, sowie
On- und Offline zur Verfügung stellen. - Höhere Transparenz, da die Dokumenthistorie direkt im Dokument ersichtlich ist.
- Schutz vor Datenverlust und unberechtigten Zugriffen.
Fakt ist, mit einem guten Dokumentenmanagement- und Archiv-System können Sie Ihr Papierarchiv weitestgehend eliminieren und Ihre Dokumente und Informationen effizienter verwalten. Sie haben mehr Zeit für das Wichtige und Wesentliche.
Zertifizierte Archiv-Systeme sind vom Finanzamt und auch vor Gericht anerkannt. Derzeit muss man seine Belege also noch nicht digital archivieren, aber man kann. Es ist eine Frage der Zeit, bis der Gesetzgeber aus dem "Kann" ein "Muss" macht.
Archivierung und DMS eignen sich für
alle Unternehmen mit
- hohem Papier-, Dokument und Dateiaufkommen,
- verteilten Papier- und Datenarchiven,
- unwirtschaftlich langen Suchzeiten,
- Sicherheitsrisiken im Papierarchiv.
Archivierung dient vor allem
- der automatischen Ablage,
- dem schnellen Finden, und
- der sicheren Aufbewahrung
von Dokumenten, E-Mails, beliebigen
Dateien und Informationen.