Document Intelligence und -Composition
DI / DC schließen die Lücke zwischen klassischem Output Management, Textverarbeitung, Workflow und DMS.
Document Intelligence ermöglicht es Ihnen,
- XML- und CSV-konforme Druckdaten, wie sie heute von fast allen
ERP-Systemen (SAP, Navision etc.) zur Verfügung gestellt werden
können, zu hochwertigen Geschäftsdokumenten aufzubereiten. - filial- und sprachabhängige Briefbögen und Formulare zu hinterlegen.
- Druckdaten mit Barcode, 2D-Codes, OMR und Grafiken anzureichern.
- aufbereitete Dokumente in einem komfortablen Texteditor zu editieren.
- Dokumente einzeln oder in Massen auf Drucker, Fax, E-Mail, Archiv,
und Web-Portalen auszugeben.
Während Print Output Management sich meist auf die Aufbereitung, Ausgabe, Verteilung und Post-/Porto-Optimierung von Dokumenten beschränkt, deckt Document Intelligence / Document Composition zusätzlich die Bereiche Textautomation, Dokumentnachbearbeitung, Dokumentfreigabe, Compliance und TransPromo ab.
Eine Lösung, die all diese Bereiche perfekt kombiniert, ist goSmart.
Praxisbeispiele für den Einsatz von Document Composition:
Document Intelligence: Intelligente Formulare - perfekte, fehlerfreie Korrespondenz
Ihre Aufgabenstellung:
Das Erstellen von Dokumenten und Korrespondenz dauert zu lange und ist fehleranfällig. Alte Dokumente werden oftmals nur zu neuen umkopiert und dann oberflächlich editiert. Daten aus anderen Anwendungen müssen mühsam abgetippt und in Dokumente eingefügt werden.
Die Lösung:
Die Erstellung von Dokumenten basiert auf interaktiven Vorlagen, Formularen und Textbausteinen. Über vorgegebene Eingabedialoge können Textfelder abgefragt, oder Textbausteine, Textvorlagen und Daten aus externen Datenbanken, selektiert und automatisch in die entsprechenden Platzhalter im Dokument / Text eingefügt werden.
Ihr Nutzen:
- Sie erstellen Ihre Dokumente um bis zu 80% schneller als mit typischen Textverarbeitungssystemen.
- Eingabedialoge helfen bei der schnellen, fehlerfreien Dokumenterstellung.
- Daten aus Ihren Geschäftsanwendungen können direkt über Dialoge abgerufen werden.
ERP-Dokumente aufbereiten, editieren, freigeben, produzieren
Ihre Aufgabenstellung:
Die Dokumente aus Ihrer Businessanwendung (SAP, Navision etc.) sollen Ihrem Corporate Design entsprechen, vor dem Druck gesichtet und ggf. nachbearbeitet werden.
Die Lösung:
Mittels einer Document Intelligence Lösung hinterlegen Sie zentral und für alle Dokument-
arten die Vorgaben hinsichtlich Ihres Corporate Designs. Statt mit Ihrer Businesanwen-
dung fertige Dokumente zu generieren, übermitteln Sie zunächst die Druckdaten im
XML-, CSV- oder SAP-Formaten an die zentrale DI-Lösung.
Hier werden die Dokumente gemäß Ihren Vorgaben aufbereitet und direkt ausgegeben, oder via Nachbearbeitungs- und Freigabeworkflow den zuständigen Personen übermittelt. Die Nachbearbeitung erfolgt in einem WYSIWYG-Texteditor, ohne daß dabei die Dokumentlogik dabei verloren geht.
Ihr Nutzen:
- Mehr Effizienz und Flexibilität in der Gestaltung Ihrer Geschäftsdokumente.
- Sie können Dokumente aus Ihrem Software-Systemen nachbearbeiten.
- Dokumente können erst nach autorisierter Freigabe produziert werden.
TransPromo: Rechnung, Auszüge, Informationen ... mit personalisierten Angeboten
Ihre Aufgabenstellung:
Sie versenden täglich kaufmännische Dokumente wie Rechnungen, Auszüge, Mitteilungen etc. an Kunden. Diesen Umstand wollen Sie zukünftig nutzen, um Kunden über weitere, für ihn passende Produkte, Lösungen und Leistungen zu informieren, ohne dass dadurch Mehraufwand oder Mehrkosten für Sie entstehen.
Die Lösung:
Mit einer Document Intelligence Lösung können Sie Ihre Kundendokumente, in Abhängigkeit Ihrer Kriterien, automatisch anreichern (im Dokument) und ergänzen (Beiblätter). Somit versorgen Sie jeden Kunden personalisiert, mit individuellen Informationen und Angeboten, ohne dass dadurch weiterer Aufwand und Kosten für Sie entstehen. Stichwort TransPromo.
Ihr Nutzen:
- Regelmäßige, kostenlose, personalisierte Kundenansprache.
- Automatische und individualisierte Kundenwerbung.
- Zusätzliche Aufträge, mehr Umsatz und Gewinn für Ihr Unternehmen.
Zusammenfassung: Lösungen für die perfekte Dokumentenproduktion
Auf dieser Seite beantworten wir in Kurzform häufige Fragen zum Thema intelligente Dokumente und Formulare und deren Erstellung:
- Wie kann ich meine Business- und ERP-Dokumente optimal gestalten?
- Ist es möglich Dokumente aus ERP-Software zu editieren und zu bearbeiten?
- Wie kann ich meine Standardbelege für individualisierte Kundenansprache und personalisierte Angebote nutzen?
Weitere Argumente für Document Composition und TransPromo finden Sie hier:
- Optimierte Gestaltung von Belegen aus ERP- und Business-Software.
- Ablösung von Formularsätzen durch elektronische Formulare und Briefbögen.
- Effiziente Mailings, Serienbriefe, Werbekampagnen in Vertrieb und Marketing.
- TransPromo - Kundenbelege für professionelle Werbung nutzen.
- Automatisches Kuvertieren mittels OMR-/Barcodes für Kuvertiermaschinen.
- Post-/Porto-optimierter Versand der Dokumente.
- Verbesserung der Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern, Bürgern etc.
- Minimierung des Geschäftsrisikos durch nicht manipulierbare Dokumentinhalte.
- Einhaltung von Compliancekriterien hinsichtlich Nachvollziehbarkeit der
Dokumenterstellung (siehe auch Basel II, Basel III etc.). - Regel-, rechte- und rollenbasierte Dokumenterstellung.
- Freigabe von erstellten Dokumenten und Marketingaktionen via Workflow.
- dialogorientierte Daten- und Dokumenterfassung.
- zentrale Verwaltung von Dokumentvorlagen, Dokumenttypen, Formularen,
Designs, Templates, Overlays, Textbausteinen und Textblöcken. - WYSIWYG-Vorlagen- und Dokumentbearbeitung.
- Dokumentausgabe und Produktion beliebig via lokalem oder zentralem Druck,
E-Mail, Fax, Online-Portale, Archive, Workflow und DMS. - Webbasierte intelligente Textverarbeitung mit WYSIWYG-Editor.
Die Vorteile einer DI-Lösung liegen auf der Hand:
- Niedrigere Kosten für Dokumenterstellung, -verarbeitung und versand.
- Schnellere und professionellere Kommunikation mit Geschäftspartnern.
- Mehr Kundenservice und -Information.
- Kostenlose und automatisierte Kundenansprache.
- Bessere Kundenbindung.
Weitere Informationen erhalten Sie über das Kontaktformular auf dieser Seite.
DC und DI eignen sich für
- SAP-, Navision-, Baan-Anwender,
- ERP- und CRM-Anwender allgemein,
- Industrie und Handel,
- Dienstleister, Callcenter,
- öffentliche Verwaltungen,
- Versicherungen,
- Banken, Finanzdienstleister,
- Energieversorger,
- Telekommunikation.
DC und DI für perfekte
- Angebote, Aufträge, Rechnunge,
- beliebigen ERP-Dokumente,
- Lohnabrechnunge, Mitarbeiterinfos,
- Verträge, Policen, Bescheide,
- Kontoauszüge, Depotübersichten,
- grafische Finanzanalysen,
- Dokumente mit Compliance-Aspekt,
mit anschließender Nachbearbeitung,
Freigabe-Workflow, Print-On-Demand
oder Massendruck und -versand.