Post- / Portooptimierung und DV-Freimachung
- Bis zu 50% weniger Papier-, Porto- und Versandkosten.
- Dokumente werden automatisch gesammelt, sortiert, gruppiert.
- das notwendige Porto wird als elektronische Briefmarke aufgedruckt.
- Sie erhalten bis zu 21% Portorabatt.
- Ihre Briefe werden automatisch und fehlerfrei verpackt.
Als Grundlage für Post- / Portooptimierung dient in den meisten Fällen ein Output-Management-System. Dieses übernimmt die Verarbeitung der verschiedenen Druckdaten-
formate (PCL, PS, XML, PDF etc.), deren Anreicherung mit OMR- und Barcodes für die Kuvertiermaschinensteuerung, sowie ggf. den Andruck der elektronischen Briefmarke.
Eine äußerst flexible Lösung für diese Aufgabenstellung bietet die Outputmanagement und Portooptimierungs-Software PrintMachine.
Praxisbeispiele für Post-/Porto-Optimierung und DV-Freimachung:
Merklich weniger Papier- und Portokosten dank Portooptimierung
Ihre Aufgabenstellung:
In Ihrem Unternehmen soll der Papierverbrauch gesenkt und Porto eingespart werden.
Die Lösung:
Sie nutzen den intelligenten Duplex-Druck moderner Output-Management-Systeme (OMS). Statt Ihre Geschäftsdokumente (Briefe, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen etc.) direkt zum Drucker zu senden, drucken oder übergeben Sie diese einfach in ein OMS. Dieses druckt dann die Belege jeweils doppelseitig, mit oder ohne Briefbogen / Logo, und
z. B. nur einmal, auf die letzte Seite des Dokuments Ihre AGBs.
Ihr Nutzen:
- Sie sparen im besten Fall bis zu 50% Papier bzw. Formulare ein!
- Weniger Seiten je Dokument bedeutet in vielen Fällen auch weniger Porto!
- Positiver Nebeneffekt: Weniger Papier heißt aber auch, weniger Ordner, Register und weniger Platzbedarf für Schränke und Regale.
Unterschiedliche Dokumente aus verschiedenen Anwendungen zusammenführen
Ihre Aufgabenstellung:
Sie erstellen in verschiedenen Abteilungen und Anwendungen Dokumente für ein und den selben Kunden. Diese sollen vor dem Versand zusammengeführt werden, so dass jeder Kunde pro Tag nur noch eine Briefsendung erhält.
Die Lösung:
Statt die Dokumente direkt und einzeln zu drucken, übergeben Sie diese per Druck oder als Datei an ein Output-Management-System. Dieses sortiert die Dokumente anhand eines im Dokumentinhalt vorkommenden Kriteriums (z. B. Kundennummer, Auftragsnummer, Vertragsnummer) und startet zeitgesteuert oder "on demand" die sortierte Druckausgabe.
Zusammengehörige Dokumente können geklammert oder durch Trennblätter getrennt auf einem Drucker ausgegeben und dann ganz einfach, jeweils in einem Kuvert verpackt und verschickt werden.
Ihr Nutzen:
- Niedrigere Handlings-, Porto- und Verpackungskosten.
- Fehlerfreier und optimierter Versand.
DV-Freimachung - während der Druckausgabe frankieren
Ihre Aufgabenstellung:
Das zeitaufwendige manuelle Kuvertieren und Frankieren der Ausgangspost soll automatisiert und beschleunigt werden.
Die Lösung:
Alle für die automatische Postverarbeitung vorgesehenen Dokumente werden statt auf einem Drucker in ein Output-Management-System ausgegeben.
Dieses sortiert auf Wunsch nach von Ihnen vorgegebenen Kriterien (Kundennummer etc.) die einzelnen Dokumente zu Belegsets zusammen. Dann wird die Blattanzahl und das Gesamtgewicht je Beleg bzw. Belegset errechnet und so in Abhängigkeit der Empfänger-
adresse das notwendige Briefporto bestimmt.
Beim eigentlichen Druck werden dann die elektronische Briefmarke für den Versand und die OMR-Markierungen zum automatische Kuvertieren in der Kuvertiermaschine mit ange-
druckt. Je nach Bedarf werden während des Kuvertierens Werbebeilagen zugesteuert.
Ihr Nutzen:
- automatisierter und protooptimierter Druck.
- automatisches, fehlerfreies Kuvertieren.
- Wegfall des manuellen Verpackens und Frankierens.
- Kostenlose Werbung durch ausnutzen von Portoklassen
mittels intelligenter Beilagenzuführung.
Zusammenfassung: Lösungsansätze für Portooptimierung und DV-Freimachung
Auf dieser Seite beantworten wir Fragen zu Portooptimierung und DV-Freimachung:
- Was bringt Portooptimierung und DV-Freimachung in Unternehmen?
- Wie wird Portooptimierung in der Praxis eingesetzt?
- Welche Einsparpotentiale ergeben sich z. B. bei Mailings?
- Wie kann ich OMR-Codes problemlos anbringen?
Natürlich gibt es viel mehr Wissenswertes zu Post-/Porto-Optimierung.
So gibt die Deutsche Post für die DV-Freimachung bestimmte Mindestmengen an Sendungen pro Tag vor, die im Jahresschnitt durchschnittlich erreicht werden sollen. Die eigentliche Freimachung erfolgt online oder offline über die Software "Mail-Optimizer" der Deutschen Post. Das OMS übermittelt die Empfängeradresse nebst weiteren Parametern an Mail-Optimizer. Dieser prüft die Adresse und gibt den Freimachcode an das OMS zurück. Erst dann kann die Freimachung als Datamatrix-Code bzw. elektronische Briefmarke im Empfängerfeld des Dokumentes angedruckt werden. Es ist darauf zu achten, dass das eingesetzte Output-Management-System von der Post zertifiziert ist.
Natürlich sind auch die Vorteile eines OMS noch viel breiter gefächert:
- niedrigere Druck-, Verarbeitungs-, Porto- und Versandkosten.
- Wegfall manueller Tätigkeiten wie sammeln, sortieren, kuvertieren.
- elektronischer Versand von signierten Dokumenten (E-Post-Brief, Fax, E-Mail)
- Qualitativ hochwertige Dokumente unter Einhaltung des Corporate Designs.
Fakt ist, mit einem guten Output-Management-System lassen sich Druck- und Versand-
prozesse weitestgehend automatisieren.
Unternehmen mit mehreren hundert Briefsendungen pro Tag profitieren kurzfristig in direkter und nachvollziehbarer Form.
Weitere Informationen erhalten Sie über das Kontaktformular auf dieser Seite.
Video enthüllt:
Porto-Optimierung eignet sich für
- Anwender beliebiger ERP-Systeme,
Kuvertiermaschienen, Poststraßen, - alle Branchen, insbesondere für
Druck- und Versanddienstleister, - Unternehmen mit erhöhtem
Druck- und Versandaufkommen.
Post-/Porto-Optimierung dient dem
- automatischen Sammeln, Sortieren
und Gruppieren von Belegen, - Zusammenführen zu Kuverts,
- Ermitteln des Briefgewichts und
der Portoklasse, - Andruck von OMR-/Barcodes
zur Kuvertiermaschinensteuerung, - Andruck der DV-Freimachung bzw.
der elektronischen Briefmarke, - Zusteuern von Werbebeilagen
aus der Kuvertiermaschine, - automatischen und fehlerfreien
Kuvertieren, mit Sendungsverfolgung,
von Dokumenten aus beliebigen Druck-
datenströmen, wie z. B. PCL, PS, AFP, PDF, Spool, XML, Flat etc.